La importancia de la preparación como factor clave de éxito en una negociación

Toda negociación debe perseguir que se alcance un buen resultado y que la relación entre ambas partes perdure en el tiempo. Para ello, ambas partes deben buscar lo que llamamos Ganar-Ganar: Es decir, quedar satisfechos con los objetivos planteados.Toda negociación, que siempre parte de puntos de partida inicialmente distantes, está fundamentada por la relación de fuerzas que existe entre las partes que intervienen en ella. Para poder alcanzar el mejor acuerdo posible, alterando esta relación de fuerzas, es imprescindible prepararse la negociación.

En este artículo, explicamos cuáles son los las fases que deberíamos de seguir para preparar una negociación, qué reglas deberíamos emplear en la misma para poder obtener mejores resultados y por último que tácticas podemos emplear para poder cerrar la misma una vez los objetivos inicialmente planteados se han conseguido. Siempre y cuando se cumpla el primer gran objetivo que entendemos se tiene que cumplir en cualquier negociación.

Una negociación es el conjunto de actividades que se realizan para llegar a un punto de acuerdo entre dos puntos de partida inicialmente distantes.

 

Muy a menudo, se escucha que para negociar hay que ser más listo que nuestros contrincantes sin importarnos cómo se quede la otra parte, que para negociar se ha de saber mentir y dominar las técnicas de la manipulación y el engaño.

Desde nuestro punto de vista, esta concepción de lo que es una negociación no puede ser menos acertada y desde luego no persigue lo que nosotros creemos y predicamos que debe perseguir cada una de las partes que intervienen en una negociación: alcanzar un buen resultado y lograr que la relación con la otra parte perdure en el tiempo. Esto es lo que llamamos buscar el ganar-ganar, que ambas partes estén contentas con el resultado de la negociación. Que todos hayan logrado cumplir con sus intereses (en mayor o menor medida, pero que sean satisfactorios), es decir, aquéllos que se habían planteado previamente al comienzo de la negociación.  Esto implica que ambas partes deberían dejar que la otra ganase. No por mero altruismo, sino por puro egoísmo, puesto que si todos quedan contentos, será más sencillo entablar futuras negociaciones y llegar a nuevos acuerdos beneficiosos para ambas partes.

 

"Una negociación es el conjunto de actividades que se realizan para llegar a un punto de acuerdo entre dos puntos de partida inicialmente distantes."

Una negociación preparada no garantiza el éxito […] una negociación improvisada, sólo puede llevarnos a aceptar acuerdos que deberíamos haber rechazado.

 

Al final este punto de acuerdo o resultado al que se llega en una negociación estará fundamentado por la relación de fuerzas que existan entre las partes que intervienen en ella. La pregunta que suele surgirnos en este momento es si podemos alterar dicha relación de fuerzas que en un principio existe. Nosotros creemos que sí, pero para ello es imprescindible trabajar previamente la negociación, es decir, prepararla. Una negociación preparada no garantiza el éxito de la misma, aunque sí nos dará muchas más opciones para poder llegar a una situación más favorable a nuestros intereses. Por otro lado, una negociación improvisada, sólo puede llevarnos a aceptar acuerdos que deberíamos haber rechazado. Para evitar esto, tenemos que seguir los siguientes pasos:

 

1. Estudiar a la parte con la que vamos a negociar: es imprescindible, para poder tener más opciones de éxito en una negociación, saber con quién vamos a negociar. Esto es, saber cuáles son los intereses que puede tener la otra parte, saber con quién o quiénes vamos a negociar, predecir el estilo de negociación que puedan tener y cuáles serán los límites mínimos de los objetivos que pretendan conseguir. Esto deberá ayudarnos a plantear la estrategia que emplearemos una vez empecemos a negociar con la otra parte. La información sobre la persona con la que vamos a negociar la podemos obtener desde en cámaras de comercio, pasando por Internet hasta preguntando a contactos de la propia competencia o de otras empresas del sector. La información sobre cuáles son sus intereses reales debemos extraerla en base a una reflexión sobre nuestras experiencias anteriores con ese negociador o su empresaNo sólo tenemos que determinar cuáles son los intereses de las partes con las que vamos a negociar, sino que también tenemos que estudiar detenidamente qué metas nos planteamos conseguir. En este punto, interesa centrarnos en los intereses de ambas partes, no en las posiciones que posteriormente previsiblemente se adoptarán, se trata de hacer un análisis lo más aséptico posible.
2. Determinar los objetivos de la negociación: En este caso, una vez hemos determinado cuáles son los intereses de ambas partes, habrá que traducirlos en objetivos concretos que pretenden conseguir ambas partes en la negociación. Es decir, lo que realmente deseamos negociar. Estos objetivos, aunque deben ser lo más concretos posibles, deberían ser flexibles y dejarnos un margen de maniobra en el que movernos durante la negociación. Lo más lógico, será marcarnos un punto máximo (que sea ambicioso pero realista) y un punto mínimo (que bajo ningún aspecto deberíamos propasar). Esto nos permitirá prever alternativas que nos serán muy útiles durante el transcurso de la negociación. Por ello, es imprescindible que seamos capaces de elaborar una relación de los objetivos que queremos conseguir y priorizarlos, es decir, establecer objetivos primarios y secundarios. Si tuviéramos que hacer durante el transcurso de la negociación algún tipo de concesión, siempre intentaríamos que sea en los objetivos que para nosotros son secundarios. Pero esto, si no los tenemos localizados y priorizados, nos será totalmente imposible. Tenemos que tener claro, que en toda negociación, el punto de acuerdo entre las partes estará siempre ubicado en la zona dónde los máximos y los mínimos de ambas partes coincidan siempre y cuando las partes busquen el ganar-ganar en la negociación.
3. Prepararse los argumentos: La argumentación es el núcleo de la negociación. Llamamos argumento a aquella característica de nuestro producto, servicio o empresa, que aporta un beneficio a nuestro interlocutor. Para poder argumentar eficazmente, es imprescindible tener un conocimiento exhaustivo del mercado, de la empresa con la que se va a negociar y del tema sobre el que se va a negociar. Ya que al final, la argumentación es el conjunto de razones que expondrá la persona referentes al tema a negociar. Por ello, debemos elaborar un argumentario de venta: que consistirá en elaborar un listado de posibles argumentos a emplear, en el cual debemos de prever posibles objeciones que nos pueda poner el interlocutor y asociar réplicas a las mismas, por último de ese listado de argumentos deberemos determinar cuáles son los mejores argumentos, es decir jerarquizarlos. Puesto que una de las reglas fundamentales de la argumentación, es empezar y acabar siempre por el mejor argumento que tengamos y para ello, es necesario tener conocimiento de cuáles son y saber el grado de importancia de cada uno importancia, por supuesto, desde el punto de vista de nuestro interlocutor). Otra cosa muy importante que no podemos obviar, es la diferenciación que tenemos que hacer en cuanto a argumento general (aplicable a cualquier negociación) y argumento particular (propios y específicos de la venta en particular).
4. No olvidar las reglas de oro: Tenemos que tener en cuenta algo muy importante tanto a la hora de preparar una negociación como durante el desarrollo de la misma, que son las 5 reglas de oro de una negociación:

Tenemos que tener en cuenta […] tanto a la hora de preparar una negociación como durante el desarrollo de la misma […] las 5 reglas de oro de una negociación.

 

• La primera va relacionada con los objetivos que nos tenemos que plantear antes de iniciar una negociación: «cuanto más ambicioso pero realista sea mi objetivo, mejor resultado final obtendré» hemos de tener mucho cuidado a la hora de marcar los máximos en nuestros objetivos, puesto que si nos pasamos de exigentes o ambiciosos, nuestro interlocutor puede llegar a percibir que sea irreal tanta ambición, deberemos prepararnos argumentos que nos ayuden a defender las exigencias iniciales.
• La segunda regla que tenemos que seguir sí o sí, es «aprovechar nuestros momentos de poder», llamamos poder a las fuerzas que tienen cada una de las partes que intervienen en una negociación y cuyo resultado final surge de la “confrontación” de ambas. En toda negociación, según en el momento en que nos encontremos, se da lugar a trasferencias de poder, generalmente, el cliente nos otorga poder cuando nos hace alguna petición, justamente el cliente nos está otorgando el poder de decirle que «no» a esta. Para poder aprovechar estos segundos de poder que nos está concediendo nuestro interlocutor, no deberemos entrar al «trapo» inmediatamente, ya que estaremos tirando por «tierra» esos segundos de poder que me ha concedido.
• Esto nos da pie a hablar sobre la tercera regla que tenemos que seguir sí o sí, que es «no pactar concesiones sin obtener una contrapartida tangible». Esta seguramente sea la regla más importante de las cinco, pero por desgracia es la menos respetada. Siendo una regla básica del comercio. Cuando un cliente nos pide una concesión, indica que existe un interés por su parte, por lo que es el momento oportuno para pedirle algo a cambio. Puesto que si le damos algo «gratis», es decir a cambio de nada, el cliente no lo suele valorar, es como si ya estuviera previsto hacerlo. Por esto es muy importante tener previamente determinados y priorizados los objetivos de ambas partes, para saber a cambio de qué se puede conceder algo, puesto que previamente hemos comparado las prioridades de ambas partes.
• La cuarta regla que tenemos que seguir, es «si tenemos que ceder en algo, hacerlo poco a poco nunca de golpe», tenemos que utilizar las concesiones que previamente nos hemos preparado, pero siempre poco a poco, una cesión brusca denotará que nuestra postura inicial era demasiado ambiciosa, por lo que o para futuras negociaciones o en la presente (si quedara algo más que negociar) le estaríamos haciendo saber que puede bajar nuestras pretensiones en una cuantía importante. Siempre que vayamos cediendo, lo tenemos que hacer cada vez en una cuantía mucho menor, haciéndole ver al cliente que estamos llegando a nuestro límite. Lo ideal, es que el interlocutor cuando acabe la negociación piense que hemos llegado al límite de nuestras posibilidades. Esto nunca lo sabrá a ciencia cierta, pero es importante que se quede con esa impresión.
• La última regla que tenemos que seguir, es que «cuando se vaya acercando el final de la negociación tenemos que comprometer al otro en la decisión», un error muy frecuente que se suele cometer es que cuando se han obtenido los objetivos, se intenta proseguir con la negociación para conseguir algo más. Lo que se debería de hacer en este momento, es recapitular todo lo hablado y redactar los acuerdos alcanzados. Para buscar el compromiso de la otra parte, una buena táctica sería utilizar el compromiso condicionado, que consiste en hacerle al interlocutor dos preguntas: La primera, llamada instrumental, preguntando si hubiera algo más que tratar además de lo que se está tratando en estos momentos, y se segunda (siempre que no hubiera nada más que tratar), llamada de compromiso, que consiste en preguntarle si se le pudiera confirmar este último término de la negociación contaría con la decisión. Con esta pregunta le estamos demostrando nuestra predisposición por cerrar la negociación y no nos está comprometiendo demasiado, puesto que estamos condicionando nuestra aceptación a la suya.

[…] cada una de las partes negociadoras tiene siempre dos tipos de intereses: Alcanzar un buen resultado (que salga satisfecha de la negociación) y lograr que la relación con la otra parte perdure.

 

5. Cerrar la negociación: Además del compromiso condicionado, existen otras tácticas que nos pueden ayudar a cerrar una negociación. Estas son:

 

• Actuar como si nuestro interlocutor hubiese decidido aceptar los términos de la negociación (esto es hablar al interlocutor dando por supuesto que ha aceptado los términos previamente hablados. Ejemplo: «Entonces, ¿Le pongo el envase de 10 o de 20 litros?»).
• Sugerir como que la decisión es urgente (si previamente hemos detectado que el cliente tiene cierta urgencia, podemos hacer uso del poder del tiempo para provocar su decisión. Ejemplo: «Me había dicho que lo quería para el día 15, ¿verdad? Teniendo en cuenta los stocks y los plazos de entrega, sería posible si paso el pedido hoy a fábrica.»).
• Otra manera que tenemos es practicar el balance (que consiste en recapitular todos los aspectos tratados en la negociación y en los que nuestro interlocutor estaba conforme. Ejemplo: «Resumiendo, hemos hablado de la garantía, de los plazos de entrega y de los plazos de pago, que son satisfactorios… ¿se lo envío?»).
• También podemos pretender que sea el cliente el que haga de vendedor (pidiéndole que nos diga las maravillas de nuestra oferta).
• Y por último podemos proponerle al cliente una venta parcial (si es que en algún punto no hemos sido capaces de superar una objeción o es que tiene algún tipo de dudas, lo mejor es proponerle una venta parcial. Ejemplo: «Comprendo su duda… Le propongo que empecemos por una cantidad inferior, sin otro compromiso por su parte y luego ya veremos que es lo que más le conviene»).

Como conclusión a todo esto que hemos estado comentando, debemos recordar, SIEMPRE, que cada una de las partes negociadoras tiene siempre dos tipos de intereses: Alcanzar un buen resultado (que salga satisfecha de la negociación) y lograr que la relación con la otra parte perdure. Y para poder cumplir con la parte que nos afecta directamente a nosotros, la preparación de la negociación es un elemento fundamental que no debemos dejar de lado.