Cómo elegir la agencia de eventos adecuada

Establecimiento de una estrategia interna

• Nombre de la propuesta: En pocas palabras, bautiza tu proyecto para que todos los involucrados sepan de qué se trata.
• Objetivo principal: ¿vas a dar a conocer una marca, un novedoso artículo, o la nueva presentación de un producto? determina con claridad qué objetivo persigues.
• A quién va dirigido: Trata de acotar el espectro para el cual va a estar dirigida la propuesta.
• Metas: ¿qué quieres lograr con el evento? Si puedes ponlo en números.
• Presupuesto inicial: si no está en tus manos tomar la decisión sobre este punto, acércate al área indicada, pero ten en mente una cifra, ya que es posible que tengas que negociar este punto.
• Detalles adicionales: Establece con claridad fecha y hora, y verifica que no interfiera con otro hecho importante, tanto exterior como en tu compañía. Si no tienes un lugar específico, define el escenario, si prefieres un restaurante, playa, al aire libre, etc.

Búsqueda y selección de agencias

Una vez que tengas establecidos los detalles generales, debes enfocar tu mira en la búsqueda y selección de una agencia de eventos en México adecuada para que lleve a cabo tu propuesta de manera exitosa. Aquí tienes algunos aspectos que puedes tener en cuenta.

1. Basta con la selección de tres o cuatro empresas para llevar a cabo el comparativo, descartando de entrada aquellas que no cumplan con los propósitos básicos de tu plan. Además, revisa el portafolio de proveedores que manejan, la dimensión de sus proyectos, lista de sus principales clientes, capacidad operativa, y cualquier otro detalle que consideres importante para tu evento en particular.
2. Una vez establecido el primer filtro, tendrás que citar a los candidatos para que te hagan una presentación general de su agencia y ver detalles específicos de tu proyecto. Es fundamental establecer un acuerdo previo con los participantes en cuanto al manejo de la información, la confidencialidad y cualquier otro aspecto importante.
3. Si vas a hacer un contrato llave en mano, también debes ver con cada candidato la estrategia de comunicación que llevarían a cabo en caso de ser los ganadores.
4. Pide a los candidatos que te envíen sus propuestas, ten presente cuál va a ser su metodología de trabajo y que te den un presupuesto lo más desglosado posible.

Es fundamental que la agencia por la que te vas a decidir te de plena confianza, afina tu olfato para detectar pequeños detalles. Con la entrevista oral y la propuesta escrita puedes determinar qué tan organizados son; si su propuesta está bien redactada, si el presupuesto es claro, si son honestos y confiables, o si van a manejar adecuadamente los imprevistos que no dejan de presentarse.

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